| Kinh nghiệm: |
1. GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ Tập đoàn kiêm Phó Tổng giám đốc điều hành Tập đoàn : Từ 10/2011 đến 12/2014, TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VIỆT NAM VPI : Quản lý và điều hành hoạt động Phòng Hành chính Nhân sự của Tập đoàn gồm 20 nhân viên hành chính nhân sự tại Hà nội, Đà Nẵng, Thành phố HCM (Đi công tác Đà Nẵng, TPHCM trung bình 1 tháng/lần)
1.1. Lĩnh vực hoạt động của Tập đoàn : Dược phẩm, Thiết bị y tế, sữa bột Physiolac, bất động sản, khoáng sản, truyền thông, giáo dục,…
1.2. Quy mô Tập đoàn : 9 Công ty thành viên với trên 1900 CBNV. Phạm vi hoạt động trên toàn quốc
1.3. Nhiệm vụ:
A. CÔNG TÁC NHÂN SỰ :
a. Kế hoạch nhân sự, xây dựng Quy chế, sử dụng lao động, kỷ luật lao động:
Tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức của Tập đoàn và cho từng Công ty, định biên nhân sự cho từng bộ phận của từng Công ty và toàn Tập đoàn phù hợp với chiến lược kinh doanh trong từng năm phân bổ cho từng quý, tháng.
Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí chức danh. Phối hợp với tất cả các phòng ban trong việc phân tích nội dung và qui trình làm việc của các vị trí để thiết lập, cập nhật và điều chỉnh các Bản mô tả công việc trong từng thời kỳ.
Tham mưu tư vấn cho Ban Tổng Giám Đốc các văn bản luật lao động.
Soản thảo nội quy lao động cho công ty, bản thỏa ước lao động tập thể.
Trực tiếp xây dựng các quy chế, quy trình, quy định của Công ty phù hợp với tình hình phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, điều chuyển, bổ nhiệm nhân sự cấp cao và cấp trung cho từng Công ty và toàn Tập đoàn.
Lập chế độ khen thưởng, kỷ luật lao động Công ty và trực tiếp xử lý kỷ luật lao động theo quy trình và nội quy của Công ty.
Ký duyệt chế độ nghỉ việc của nhân viên.
b. Tuyển dụng và đào tạo:
Tổ chức tuyển dụng liên tục theo đề xuất tuyển dụng của từng Phòng, Ban đã được Tổng giám đốc phê duyệt
Làm việc với các Phòng, bộ phận để phân tích và xác định nhu cầu đào tạo định kỳ hàng tháng, quý
Thiết lập nội dung đào tạo, lựa chọn giảng viên và phương tiện đào tạo.
Triển khai và thương thảo với các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài.
Tham gia thiết kế các chương trình đào tạo, huấn luyện.
Thiết kế các giáo trình bổ sung với sự hỗ trợ của chuyên gia
Lên chương trình đào tạo, lựa chọn giảng viên, cấp giấy chứng nhận, tổ chức giảng dạy và đào tạo
Thúc đẩy công tác đào tạo (bao gồm đào tạo kiến thức về hội nhập, đào tạo kỹ năng bán hàng, đào tạo về sản phẩm,....) nâng cao trình độ và năng lực làm việc của cán bộ nhân viên, đề xuất bố trí điều động nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty
Làm các báo cáo đào tạo hàng tháng.
Hoàn thiện kế hoạch đào tạo từng năm của Công ty
c. Lương thưởng, bảo hiểm xã hội và phúc lợi:
Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc về bảng lương hàng tháng của Công ty.
Thiết lập xây dựng hệ thống tiền lương-tiền công, các khoản phụ cấp...
Thiết lập và xây dựng định mức chi trả tiền lương cho cán bộ nhân viên trong công ty theo chủ trương chính sách của Công ty.
Duyệt các hồ sơ tăng giảm liên quan đến BHXH-BHYT.
Kiểm tra, soát xét công tác chấm công, tính lương của toàn hệ thống
Kiểm soát việc tuân thủ giờ giấc làm việc và việc tuân thủ báo cáo công việc ngày, tuần, tháng của toàn hệ thống.
d. Đánh giá hiệu quả công việc:
Tổ chức, thực hiện, giám sát việc đánh giá KPIs của nhân viên và cán bộ quản lý hàng tháng, quý, năm theo đúng quy trình của Công ty.
Lập kế hoạch mục tiêu của từng bộ phận và theo dõi, đánh giá hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch mục tiêu.
Chủ động phối hợp, trao đổi với các Phòng, Ban để nắm rõ tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, nhân viên và làm cầu nối giữa cán bộ nhân viên và Ban lãnh đạo Tập đoàn.
B. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH :
a. Văn thư lưu trữ:
Quản lý lưu trữ toàn bộ Hồ sơ pháp lý và thông tin kinh doanh, dữ liệu kế toán và thông tin của tất cả các phòng ban cần lưu trữ của từng Công ty và Tập đoàn.
Kiểm soát việc lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu, Hợp đồng, con dấu,…của toàn hệ thống.
b. Quản lý tài sản Tập đoàn:
Kiểm tra, giám sát, kiểm kê, bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ tài sản cố định, cải tạo công trình kiến trúc, ô tô, trang thiết bị văn phòng của toàn hệ thống.
Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc lựa chọn nhà thầu cải tạo hệ thống cửa hàng, kho bãi, nhà thầu truyền thông, quảng cáo,..đáp ứng yêu cầu cao nhất về chất lượng, số lượng và giá cả.
c. Công tác PCCC, an ninh:
Quản lý, giám sát hoạt động của đội bảo vệ, ban an ninh tại Công ty.
Quản lý, giám sát công tác PCCC, hệ thống Camera giám sát, hệ thống chống trộm, công tác an ninh trật tự đặc biệt vào những ngày lễ, tết, ngày nghỉ, ban đêm.
Lập kế hoạch và triển khai việc thực hiện các quy định về an toàn lao động
d. Công tác khác:
Đại diện theo ủy quyền làm việc, phát triển và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan chính quyền địa phương. Duy trì và phát huy mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Công ty.
Chủ trì tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, các buổi tiếp khách của Công ty, phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình ảnh Công ty.
Quản lý Ban IT, đảm bảo hệ thống IT của Công ty luôn được vận hành tốt.
D. CÔNG TÁC ĐIỀU HÀNH TOÀN HỆ THỐNG :
Đảm nhiệm vị trí Phó Tổng giám đốc điều hành, hỗ trợ Tổng giám đốc điều hành Phòng kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng chăm sóc khách hàng, Phòng kho, Chi nhánh miền Nam, Chi nhánh miền Trung, Phòng kế toán, Ban kiểm soát kinh doanh, Ban kiểm soát tài chính, Phòng phát triển thị trường và Direct Sales, Phòng pháp chế, Phòng kinh doanh Online, Ban Trợ lý, ….theo đúng sự chỉ đạo của Tổng giám đốc.
Thành tích nổi bật:
Thực hiện thành công tái cơ cấu nhân sự, định biên lại nhân sự, rà soát chất lượng nhân sự tuyển mới các vị trí còn thiếu và quan trọng, xây dựng một bộ máy nhân sự tốt đáp ứng yêu cầu phát triển rất nhanh của Tập đoàn.
Chịu được áp lực công việc rất cao (có những thời gian trong 6 tháng liên tục chỉ ngủ 4h/ngày (làm việc 20h/ngày) đáp ứng yêu cầu tăng trưởng 10% doanh thu/tháng của Tập đoàn.
Hệ thống và làm mới lại toàn bộ hệ thống nội quy, quy định, chính sách, tạo cơ sở pháp lý cho Công ty
Tạo vị thế của Phòng Nhân sự, khẳng định Phòng nhân sự là 1 trong 2 Phòng quan trọng nhất của Tập đoàn (bên cạnh Phòng kinh doanh). Tổ chức Phòng nhân sự với hệ thống các đầu việc chi tiết, rõ ràng, thiết lập các quy trình, thể hiện rõ vai trò trong tổ chức.
Tuyển dụng thành công các vị trí key của Tập đoàn: Giám đốc bán hàng (RSM, ASM), Giám đốc Marketing, Giám đốc Truyền thông, Giám đốc đối ngoại, Trưởng phòng chăm sóc khách hàng, Trưởng phòng Admin, Kế toán trưởng, Trưởng ban kiểm soát tài chính, Trưởng ban kiểm soát kinh doanh, Trưởng phòng đào tạo tại miền Bắc, miền Trung và miền Nam
2. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự kiêm Trưởng ban trợ lý Tổng giám đốc CÔNG TY TNHH VÀNG BẠC ĐÁ QUÝ BẢO TÍN MINH CHÂU : Từ 10/2007 – 10/2011: Quản lý và điều hành hoạt động Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty gồm 45 nhân viên và báo cáo, làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc.
2.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty : Vàng miếng, Trang sức, đá quý, dược phẩm, truyền thông
2.2. Quy mô Công ty : 3 Công ty thành viên với trên 1150 CBCNV
2.3. Nhiệm vụ:
A. CÔNG TÁC NHÂN SỰ:
a. Kế hoạch nhân sự, pháp chế, sử dụng nhân sự, kỷ luật lao động:
Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự, chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận.
Làm báo cáo nhân sự định kỳ hàng tháng.
Hướng dẫn, thúc đẩy, giám sát toàn bộ công tác soạn thảo các Quyết định, Tờ Trình, Quy Chế, Quy Trình, Thông báo…(Khoảng 100 văn bản/tháng)
Hướng dẫn, thúc đẩy công tác tiếp nhận nhân sự mới, đánh giá kết quả thử việc, ký kết Hợp đồng lao động, giải quyết thủ tục nghỉ việc,..
Tổ chức định kỳ việc cập nhật, bổ sung lại Quy chế Công ty.
Rà soát lại toàn bộ các Hợp đồng trước khi trình ký, thẩm định tính pháp lý của mọi việc liên quan đến hoạt động của mỗi Phòng, Ban và của Công ty theo yêu cầu của các Phòng, Ban hoặc của Tổng giám đốc.
Trực tiếp xử lý kỷ luật lao động, kịp thời xử lý các trường hợp vi phạm và giải quyết các khiếu nại phát sinh
Giải quyết các tranh chấp lao động với Ban Thanh Tra
Kiểm tra định kỳ và đột xuất giờ giấc làm việc của nhân viên, điểm danh cán bộ, nhân viên theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
Quản trị toàn diện nguồn nhân lực của Công ty.
b. Tuyển dụng và đào tạo:
Hướng dẫn, thúc đẩy công tác tuyển dụng liên tục của Tập đoàn (Bao gồm CÔNG TY TNHH VÀNG BẠC ĐÁ QUÝ BẢO TÍN MINH CHÂU, CÔNG TY CP DƯỠNG DƯỢC BẢO SINH, CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG TRÀNG AN). Công tác tuyển dụng là một trong các công tác quan trọng của Tổng giám đốc đặt ra với Phòng Hành chính nhân sự. 2 lần/tuần trực tiếp Tổng giám đốc tham dự tuyển dụng với Trưởng phòng HCNS cùng với Trưởng các phòng có liên quan để tuyển nhân viên từ cấp nhân viên đến cấp trung và cấp cao.
Đẩy mạnh đào tạo kỹ năng nghiệp vụ bán hàng, kỹ năng chế tác vàng bạc đá quý cho nhân viên viên mới và nâng cao nghiệp vụ định kỳ cho toàn bộ hệ thống nhân viên.
Đánh giá kết quả sau đào tạo, hoàn thiện quy trình đào tạo
Định kỳ hàng tháng mời các chuyên gia tới thuyết trình cho toàn Công ty hoặc cho từng Phòng, Ban theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và bám sát vào kế hoạch đào tạo từng quý.
c. Lương thưởng, bảo hiểm xã hội và phúc lợi
Xây dựng quy chế trả lương, quy chế nâng lương, phúc lợi
Hướng dẫn, thúc đẩy công tác thi đua, khen thưởng định kỳ hàng tháng
Đánh giá, xem xét , đề xuất điều chỉnh lương cho cán bộ, nhân viên hàng năm phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty và cạnh tranh trên thị trường
Xây dựng, kiểm tra, giám sát ngân sách nhân sự hiệu quả.
Xây dựng lộ trình công danh, phát triển sự nghiệp của cán bộ nhân viên
Chăm sóc đời sống CBNV, kịp thời động viên, giải thích, khích lệ tinh thần nhân viên đảo bảo làm việc ngày càng hiệu quả và gắn kết cán bộ nhân viên với Công ty.
d. Đánh giá hiệu quả công việc:
Kết hợp với các Trưởng phòng, trưởng bộ phận định kỳ hàng tuần, tháng
Hướng dẫn, thúc đẩy, giám sát công tác đánh giá nhân sự
B. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH :
Lập ngân sách hành chính tháng, quý, năm. Theo dõi, giám sát ngân sách hành chính thuộc các Phòng, Ban. Báo cáo định kỳ, bất thường và chịu trách nhiệm quản lý ngân sách hiệu quả.
Quản lý cơ sở vật chất bao gồm đội xe, máy móc, thiết bị văn phòng, thiết bị nhà xưởng, thiết bị, tài sản cố định tại các cửa hàng,…kiểm kê định kỳ 6 tháng/lần toàn bộ tài sản cố định.
Hàng năm phối hợp với cơ quan chức năng tập huấn phòng chống cháy nổ cho toàn bộ hệ thống nhân viên.
Khám sức khỏe định kỳ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, kiểm tra cân nặng định kỳ và đột xuất cán bộ nhân viên các phòng, ban.
Quản lý chặt chẽ công tác cấp phát văn phòng phẩm.
Tổ chức sinh nhật định kỳ, tuyên dương cá nhân xuất sắc hàng tháng, tổ chức các chương trình tham quan nghỉ mát, ma chay, cưới hỏi, ốm đau của CBNV.
Tổ chức các chương trình từ thiện hàng tháng
Chủ động đón tiếp liên tục cơ quan báo chí, truyền thông
Tổ chức, điều hành họp giao ban hàng tuần với các Trưởng phòng với Ban Tổng giám đốc
Hướng dẫn, giám sát công tác quản lý đội xe, đội tạp vụ, bảo vệ,…
Hướng dẫn, giám sát công tác mua sắm, khám chữa bệnh định kỳ cho CBNV, thuê trụ sở,..
Hướng dẫn, giám sát, thúc đẩy Tổ tin học, Tổ điện nước tại Công ty, tại Xưởng sản xuất, tại các cửa hàng,….
Hướng dẫn, giám sát, thúc đẩy hệ thống nhà bếp tại trụ sở chính, tại Xưởng
Tiếp đón các đoàn kiểm tra đến Công ty
d. Công tác khác:
Làm Trưởng ban trợ lý cho Tổng giám đốc trong điều hành toàn bộ các Phòng, Ban, Bộ phận nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh liên tục phát triển và nâng cao liên tục thương hiệu của Công ty.
Đẩy mạnh xây dựng văn hóa Doanh nghiệp và xây dựng thương hiệu mạnh.
Thành tích nổi bật:
Trực tiếp xây dựng và vận hành các quy trình của Phòng Nhân sự một cách hiệu quả: Quy trình tuyển dụng, Quy trình đào tạo, Quy trình tính và thanh toán lương, Quy trình nghỉ việc,…
Xây dựng nội quy, quy chế Công ty, trong đó có xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc, hệ thống tiêu chí xét tăng lương, hệ thống thang bảng lương
Tổ chức thực hiện công tác phúc lợi- tiền lương đạt kết quả tốt.
Tổ chức thành công các hoạt động văn hóa của Công ty ở vai trò Trưởng ban tổ chức: Tiệc
Xử lý thành công các lần làm việc với Thanh tra lao động thành phố, BHXH thành phố, BHXH Quận.
Được đánh giá tốt ở bất kỳ nghiệp vụ nhân sự nào.
Nắm vững và vận dụng hiệu quả Luật lao động và Luật thuế TNCN.
Bám sát, luôn luôn hiểu đúng mong muốn và sự chỉ đạo của Tổng giám đốc để điều hành các Phòng, Ban, Bộ phận thực hiện tốt các ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc hàng ngày và hàng tuần.
3. Trưởng phòng nhân sự hành chính tổng hợp, CÔNG TY LIÊN DOANH VẬN TẢI HỖN HỢP VIỆT NHẬT (CÔNG TY LOGITEM VIỆT NAM) : Từ 10/2000 đến 9/2007
3.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty : Dịch vụ vận tải khách cho 100% các Công ty Nhật Bản và các Tổ chức của Nhật Bản tại Việt Nam (Là công ty liên doanh giữa Tập đoàn Logitem của Nhật Bản với Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam).
3.2. Quy mô Công ty : 850 CBNV với trên 700 xe ô tô từ 4 chỗ đến 45 chỗ trên toàn quốc
3.3. Nhiệm vụ :
Lập và tổ chức việc tuyển dụng liên tục hàng tuần cho Công ty (Bao gồm tuyển mới và tuyển thay thế)
Xây dựng chính sách phát triển và giữ chân cán bộ nhân viên có năng lực đảm bảo sự ổn định của hệ thống nhân sự.
Soạn thảo tất cả các văn bản liên quan đến công tác hành chánh nhân sự.
Soản thảo nội quy lao động cho công ty; bản thỏa ước lao động tập thể
Trực tiếp xử lý kỷ luật lao động theo quy trình và nội quy của Công ty.
Duyệt các hồ sơ tăng giảm liên quan đến BHXH-BHYT, khai trình lao động của đơn vị gửi lên cơ quan BHXH, phòng lao động Quận Huyện.
Ký tham mưu cho ban Giám Đốc về bảng chi trả lương hàng tháng của Công ty
Thiết lập xây dựng hệ thống tiền lương-tiền công, các khoản phụ cấp...
Chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả tuyển dụng nhân sự, bố trí cũng như đào tạo nhân sự;
Duy trì và phát huy mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Công ty.
Lập chế độ khen thưởng, kỷ luật lao động cuối năm cho Công ty
- Xây dựng hệ thống nhân sự, kiện toàn bộ máy các phòng ban
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về việc thiết lập các chiến lược, chính sách trong công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính có hiệu quả và đúng pháp luật.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cho chi nhánh đảm bảo chính sách tiết
kiệm và hiệu quả nhất. Xây dựng các quy trình và hệ thống biểu mẫu trong
các công tác hành chính.
Quản lý tài sản, đưa ra những quy định trong việc sử dụng và bảo quản thiết bị làm việc.
Quản lý hồ sơ của các nhà cung cấp trong công tác hành chính, các hợp đồng dịch vụ của công ty.
Giám sát việc sử dụng và cấp phát VPP hợp lý…
Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách thi đua khen thưởng & quan hệ lao động, quản trị hành chính
Cập nhật thông tin, soạn thảo/ hoàn thiện các văn bản, quy trình quy định, … liên quan đến công tác nguồn nhân lực.
Chỉ đạo, giám sát thực hiện, kiểm soát thường xuyên và tham mưu, hỗ trợ các phòng nghiệp vụ, các đơn vị thành viên trực thuộc trong công tác quản trị nguồn nhân lực; quản trị hành chính nhằm đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống.
Tạo môi trường làm việc tốt, thân thiện có định hướng rõ ràng để nhân sự có nhu cầu gắn bó lâu dài tại công ty.
Tổ chức đào tạo liên tục cho toàn bộ hệ thống nhân viên, xây dựng kế hoạch đào tạo, giáo trình đào tạo, đổi mới liên tục công tác đào tạo
Duy trì kỷ luật & đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tốt cho CBNV
Thiết lập các Quy định, Quy trình về đào tạo. Liên tục hoàn thiện giáo trình đào tạo cho cán bộ nhân viên.
Cùng với các Trưởng phòng kinh doanh, trực tiếp huấn luyện cho nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh và toàn bộ CBNV của Công ty.
Lập kế hoạch đào tạo hàng tháng và Báo cáo kết quả đào tạo hàng tháng.
Điều hành toàn bộ các Phòng ban, tư vấn cho Tổng giám đốc ra các quyết định kịp thời hàng ngày liên quan đến toàn bộ các Phòng ban
Họp giao ban hàng ngày với toàn bộ các Phòng ban, họp tổng kết tuần, họp tổng kết tháng
Thành tích nổi bật:
Theo sát sự chỉ đạo của Ban giám đốc bao gồm Tổng giám đốc người Nhật Bản và Phó Tổng giám đốc người Việt Nam, thực hiện nhanh, hiệu quả các chỉ đạo hàng ngày của Ban giám đốc
Tuyển dụng nhanh có hiệu quả các vị trí nhân sự đặc biệt là các lái xe thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Nhật đáp ứng yêu cầu tái cấu trúc nhân sự của Công ty
Thực hiện có hiệu quả việc xử lý kỷ luật người lao động vi phạm theo 3 cấp độ, không để xảy ra các khiếu kiện.
Là nhân tố tập hợp, đoàn kết CBNV toàn Công ty, tích cực tham gia thăm hỏi hiếu, hỉ liên quan đến từng cán bộ nhân viên, quan tâm đến từng cán bộ nhân viên, sâu sát lắng nghe ý kiến tâm tư nguyện vọng và đề xuất Ban giám đốc giải quyết kịp thời các đề xuất, sáng kiến hữu ích của CBNV.
Trực tiếp tham gia soạn thảo rất nhanh các văn bản hàng ngày (Các Quyết định, Thông báo, Quy trình, Nội quy, Đề án,..). Hầu hết các văn bản được Ban giám đốc chấp thuận và ký ban hành.
Hỗ trợ tích cực cho hoạt động của Phòng kinh doanh (Khen thưởng kịp thời các cán bộ nhân viên có thành tích trong tháng và nhắc nhở các cán bộ nhân viên vi phạm), Phòng điều hành (tham gia họp điều hành hàng tuần, tìm và quản lý bãi xe, hỗ trợ quản lý phương tiện,..), Phòng kế toán (Xây dựng thang bảng lương hàng năm),…
4. Chuyên viên Hành chính Nhân sự và sau là Phó phòng Hành chính Nhân sự kiêm trợ lý Giám đốc, CÔNG TY CP LÊ BẢO MINH : Từ 6/1992 đến 9/2000
4.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty : Tổng đại lý độc quyền phân phối thiết bị điện tử của CANON tại thị trường miền Bắc và miền Trung
4.2. Quy mô Công ty : 450 CBNV
4.3. Nhiệm vụ :
Theo dõi, chấm công hằng ngày, làm lương khối kinh doanh và khối văn phòng hàng tháng
Lên kế hoạch tuyển dụng,đảm nhiệm toàn bộ việc đăng tin tuyển dụng, lập ngân hàng dữ liệu hồ sơ nhân sự, phỏng vấn nhân viên mới, đánh giá nhân sự …..
Theo dõi tài sản văn phòng, cấp phát và bàn giao theo yêu cầu của cấp trên.
Tham gia BHXH,BHYT,BHTN cho cán bộ nhân viên, quản lý sổ bảo hiểm….
Quản lý công tác hành chính và thanh toán phí dịch vụ hàng tháng (điện, nước, internet, điện thoại, nước uống, chuyển phát nhanh, xăng xe….)
Thực hiện công tác ngoại giao với Bảo hiểm, phường xã mà cơ quan đang cư trú.
Đánh giá nhân viên định kỳ, kết hợp cùng Trưởng , phó phòng ban.
Quyết toán các khoản chi cho văn phòng nếu có
Xây dựng khung chương trình đào tạo nâng cao năng lực làm việc cho toàn bộ hệ thống các cấp Trưởng phòng/Trưởng bộ phận và cho hệ thống nhân viên kinh doanh và nhân viên các Phòng ban.
Xây dựng bài kiểm tra và tổ chức kiểm tra các môn học về kiến thức sản phẩm, về kỹ năng bán hàng, kỹ năng chăm sóc khách hàng, kiến thức về hội nhập Công ty,…
Tổ chức đào tạo định kỳ hàng tháng kiến thức về Công ty, về sản phẩm, về kỹ năng bán hàng, về chăm sóc khách hàng,…
Xây dựng Quy trình đào tạo, Quy chế đào tạo, Tờ trình về đào tạo bổ sung,…
Liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo, chọn lựa các chủ đề đào tạo phù hợp của các nhà cung cấp, tổ chức mời chuyên gia đào tạo định kỳ cho hệ thống cán bộ và nhân viên.
Trợ lý cho Tổng giám đốc trong việc điều hành toàn bộ các Phòng : Phòng kinh doanh, Phòng kỹ thuật, Ban truyền thông, Phòng kế toán, ….
1. GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ Tập đoàn kiêm Phó Tổng giám đốc điều hành Tập đoàn : Từ 10/2011 đến 12/2014, TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VIỆT NAM VPI : Quản lý và điều hành hoạt động Phòng Hành chính Nhân sự của Tập đoàn gồm 20 nhân viên hành chính nhân sự tại Hà nội, Đà Nẵng, Thành phố HCM (Đi công tác Đà Nẵng, TPHCM trung bình 1 tháng/lần)
1.1. Lĩnh vực hoạt động của Tập đoàn : Dược phẩm, Thiết bị y tế, sữa bột Physiolac, bất động sản, khoáng sản, truyền thông, giáo dục,…
1.2. Quy mô Tập đoàn : 9 Công ty thành viên với trên 1900 CBNV. Phạm vi hoạt động trên toàn quốc
1.3. Nhiệm vụ:
A. CÔNG TÁC NHÂN SỰ :
a. Kế hoạch nhân sự, xây dựng Quy chế, sử dụng lao động, kỷ luật lao động:
Tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức của Tập đoàn và cho từng Công ty, định biên nhân sự cho từng bộ phận của từng Công ty và toàn Tập đoàn phù hợp với chiến lược kinh doanh trong từng năm phân bổ cho từng quý, tháng.
Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí chức danh. Phối hợp với tất cả các phòng ban trong việc phân tích nội dung và qui trình làm việc của các vị trí để thiết lập, cập nhật và điều chỉnh các Bản mô tả công việc trong từng thời kỳ.
Tham mưu tư vấn cho Ban Tổng Giám Đốc các văn bản luật lao động.
Soản thảo nội quy lao động cho công ty, bản thỏa ước lao động tập thể.
Trực tiếp xây dựng các quy chế, quy trình, quy định của Công ty phù hợp với tình hình phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, điều chuyển, bổ nhiệm nhân sự cấp cao và cấp trung cho từng Công ty và toàn Tập đoàn.
Lập chế độ khen thưởng, kỷ luật lao động Công ty và trực tiếp xử lý kỷ luật lao động theo quy trình và nội quy của Công ty.
Ký duyệt chế độ nghỉ việc của nhân viên.
b. Tuyển dụng và đào tạo:
Tổ chức tuyển dụng liên tục theo đề xuất tuyển dụng của từng Phòng, Ban đã được Tổng giám đốc phê duyệt
Làm việc với các Phòng, bộ phận để phân tích và xác định nhu cầu đào tạo định kỳ hàng tháng, quý
Thiết lập nội dung đào tạo, lựa chọn giảng viên và phương tiện đào tạo.
Triển khai và thương thảo với các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài.
Tham gia thiết kế các chương trình đào tạo, huấn luyện.
Thiết kế các giáo trình bổ sung với sự hỗ trợ của chuyên gia
Lên chương trình đào tạo, lựa chọn giảng viên, cấp giấy chứng nhận, tổ chức giảng dạy và đào tạo
Thúc đẩy công tác đào tạo (bao gồm đào tạo kiến thức về hội nhập, đào tạo kỹ năng bán hàng, đào tạo về sản phẩm,....) nâng cao trình độ và năng lực làm việc của cán bộ nhân viên, đề xuất bố trí điều động nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty
Làm các báo cáo đào tạo hàng tháng.
Hoàn thiện kế hoạch đào tạo từng năm của Công ty
c. Lương thưởng, bảo hiểm xã hội và phúc lợi:
Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc về bảng lương hàng tháng của Công ty.
Thiết lập xây dựng hệ thống tiền lương-tiền công, các khoản phụ cấp...
Thiết lập và xây dựng định mức chi trả tiền lương cho cán bộ nhân viên trong công ty theo chủ trương chính sách của Công ty.
Duyệt các hồ sơ tăng giảm liên quan đến BHXH-BHYT.
Kiểm tra, soát xét công tác chấm công, tính lương của toàn hệ thống
Kiểm soát việc tuân thủ giờ giấc làm việc và việc tuân thủ báo cáo công việc ngày, tuần, tháng của toàn hệ thống.
d. Đánh giá hiệu quả công việc:
Tổ chức, thực hiện, giám sát việc đánh giá KPIs của nhân viên và cán bộ quản lý hàng tháng, quý, năm theo đúng quy trình của Công ty.
Lập kế hoạch mục tiêu của từng bộ phận và theo dõi, đánh giá hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch mục tiêu.
Chủ động phối hợp, trao đổi với các Phòng, Ban để nắm rõ tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, nhân viên và làm cầu nối giữa cán bộ nhân viên và Ban lãnh đạo Tập đoàn.
B. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH :
a. Văn thư lưu trữ:
Quản lý lưu trữ toàn bộ Hồ sơ pháp lý và thông tin kinh doanh, dữ liệu kế toán và thông tin của tất cả các phòng ban cần lưu trữ của từng Công ty và Tập đoàn.
Kiểm soát việc lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu, Hợp đồng, con dấu,…của toàn hệ thống.
b. Quản lý tài sản Tập đoàn:
Kiểm tra, giám sát, kiểm kê, bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ tài sản cố định, cải tạo công trình kiến trúc, ô tô, trang thiết bị văn phòng của toàn hệ thống.
Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc lựa chọn nhà thầu cải tạo hệ thống cửa hàng, kho bãi, nhà thầu truyền thông, quảng cáo,..đáp ứng yêu cầu cao nhất về chất lượng, số lượng và giá cả.
c. Công tác PCCC, an ninh:
Quản lý, giám sát hoạt động của đội bảo vệ, ban an ninh tại Công ty.
Quản lý, giám sát công tác PCCC, hệ thống Camera giám sát, hệ thống chống trộm, công tác an ninh trật tự đặc biệt vào những ngày lễ, tết, ngày nghỉ, ban đêm.
Lập kế hoạch và triển khai việc thực hiện các quy định về an toàn lao động
d. Công tác khác:
Đại diện theo ủy quyền làm việc, phát triển và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan chính quyền địa phương. Duy trì và phát huy mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Công ty.
Chủ trì tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, các buổi tiếp khách của Công ty, phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình ảnh Công ty.
Quản lý Ban IT, đảm bảo hệ thống IT của Công ty luôn được vận hành tốt.
D. CÔNG TÁC ĐIỀU HÀNH TOÀN HỆ THỐNG :
Đảm nhiệm vị trí Phó Tổng giám đốc điều hành, hỗ trợ Tổng giám đốc điều hành Phòng kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng chăm sóc khách hàng, Phòng kho, Chi nhánh miền Nam, Chi nhánh miền Trung, Phòng kế toán, Ban kiểm soát kinh doanh, Ban kiểm soát tài chính, Phòng phát triển thị trường và Direct Sales, Phòng pháp chế, Phòng kinh doanh Online, Ban Trợ lý, ….theo đúng sự chỉ đạo của Tổng giám đốc.
Thành tích nổi bật:
Thực hiện thành công tái cơ cấu nhân sự, định biên lại nhân sự, rà soát chất lượng nhân sự tuyển mới các vị trí còn thiếu và quan trọng, xây dựng một bộ máy nhân sự tốt đáp ứng yêu cầu phát triển rất nhanh của Tập đoàn.
Chịu được áp lực công việc rất cao (có những thời gian trong 6 tháng liên tục chỉ ngủ 4h/ngày (làm việc 20h/ngày) đáp ứng yêu cầu tăng trưởng 10% doanh thu/tháng của Tập đoàn.
Hệ thống và làm mới lại toàn bộ hệ thống nội quy, quy định, chính sách, tạo cơ sở pháp lý cho Công ty
Tạo vị thế của Phòng Nhân sự, khẳng định Phòng nhân sự là 1 trong 2 Phòng quan trọng nhất của Tập đoàn (bên cạnh Phòng kinh doanh). Tổ chức Phòng nhân sự với hệ thống các đầu việc chi tiết, rõ ràng, thiết lập các quy trình, thể hiện rõ vai trò trong tổ chức.
Tuyển dụng thành công các vị trí key của Tập đoàn: Giám đốc bán hàng (RSM, ASM), Giám đốc Marketing, Giám đốc Truyền thông, Giám đốc đối ngoại, Trưởng phòng chăm sóc khách hàng, Trưởng phòng Admin, Kế toán trưởng, Trưởng ban kiểm soát tài chính, Trưởng ban kiểm soát kinh doanh, Trưởng phòng đào tạo tại miền Bắc, miền Trung và miền Nam
2. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự kiêm Trưởng ban trợ lý Tổng giám đốc CÔNG TY TNHH VÀNG BẠC ĐÁ QUÝ BẢO TÍN MINH CHÂU : Từ 10/2007 – 10/2011: Quản lý và điều hành hoạt động Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty gồm 45 nhân viên và báo cáo, làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc.
2.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty : Vàng miếng, Trang sức, đá quý, dược phẩm, truyền thông
2.2. Quy mô Công ty : 3 Công ty thành viên với trên 1150 CBCNV
2.3. Nhiệm vụ:
A. CÔNG TÁC NHÂN SỰ:
a. Kế hoạch nhân sự, pháp chế, sử dụng nhân sự, kỷ luật lao động:
Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự, chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận.
Làm báo cáo nhân sự định kỳ hàng tháng.
Hướng dẫn, thúc đẩy, giám sát toàn bộ công tác soạn thảo các Quyết định, Tờ Trình, Quy Chế, Quy Trình, Thông báo…(Khoảng 100 văn bản/tháng)
Hướng dẫn, thúc đẩy công tác tiếp nhận nhân sự mới, đánh giá kết quả thử việc, ký kết Hợp đồng lao động, giải quyết thủ tục nghỉ việc,..
Tổ chức định kỳ việc cập nhật, bổ sung lại Quy chế Công ty.
Rà soát lại toàn bộ các Hợp đồng trước khi trình ký, thẩm định tính pháp lý của mọi việc liên quan đến hoạt động của mỗi Phòng, Ban và của Công ty theo yêu cầu của các Phòng, Ban hoặc của Tổng giám đốc.
Trực tiếp xử lý kỷ luật lao động, kịp thời xử lý các trường hợp vi phạm và giải quyết các khiếu nại phát sinh
Giải quyết các tranh chấp lao động với Ban Thanh Tra
Kiểm tra định kỳ và đột xuất giờ giấc làm việc của nhân viên, điểm danh cán bộ, nhân viên theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
Quản trị toàn diện nguồn nhân lực của Công ty.
b. Tuyển dụng và đào tạo:
Hướng dẫn, thúc đẩy công tác tuyển dụng liên tục của Tập đoàn (Bao gồm CÔNG TY TNHH VÀNG BẠC ĐÁ QUÝ BẢO TÍN MINH CHÂU, CÔNG TY CP DƯỠNG DƯỢC BẢO SINH, CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG TRÀNG AN). Công tác tuyển dụng là một trong các công tác quan trọng của Tổng giám đốc đặt ra với Phòng Hành chính nhân sự. 2 lần/tuần trực tiếp Tổng giám đốc tham dự tuyển dụng với Trưởng phòng HCNS cùng với Trưởng các phòng có liên quan để tuyển nhân viên từ cấp nhân viên đến cấp trung và cấp cao.
Đẩy mạnh đào tạo kỹ năng nghiệp vụ bán hàng, kỹ năng chế tác vàng bạc đá quý cho nhân viên viên mới và nâng cao nghiệp vụ định kỳ cho toàn bộ hệ thống nhân viên.
Đánh giá kết quả sau đào tạo, hoàn thiện quy trình đào tạo
Định kỳ hàng tháng mời các chuyên gia tới thuyết trình cho toàn Công ty hoặc cho từng Phòng, Ban theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và bám sát vào kế hoạch đào tạo từng quý.
c. Lương thưởng, bảo hiểm xã hội và phúc lợi
Xây dựng quy chế trả lương, quy chế nâng lương, phúc lợi
Hướng dẫn, thúc đẩy công tác thi đua, khen thưởng định kỳ hàng tháng
Đánh giá, xem xét , đề xuất điều chỉnh lương cho cán bộ, nhân viên hàng năm phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty và cạnh tranh trên thị trường
Xây dựng, kiểm tra, giám sát ngân sách nhân sự hiệu quả.
Xây dựng lộ trình công danh, phát triển sự nghiệp của cán bộ nhân viên
Chăm sóc đời sống CBNV, kịp thời động viên, giải thích, khích lệ tinh thần nhân viên đảo bảo làm việc ngày càng hiệu quả và gắn kết cán bộ nhân viên với Công ty.
d. Đánh giá hiệu quả công việc:
Kết hợp với các Trưởng phòng, trưởng bộ phận định kỳ hàng tuần, tháng
Hướng dẫn, thúc đẩy, giám sát công tác đánh giá nhân sự
B. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH :
Lập ngân sách hành chính tháng, quý, năm. Theo dõi, giám sát ngân sách hành chính thuộc các Phòng, Ban. Báo cáo định kỳ, bất thường và chịu trách nhiệm quản lý ngân sách hiệu quả.
Quản lý cơ sở vật chất bao gồm đội xe, máy móc, thiết bị văn phòng, thiết bị nhà xưởng, thiết bị, tài sản cố định tại các cửa hàng,…kiểm kê định kỳ 6 tháng/lần toàn bộ tài sản cố định.
Hàng năm phối hợp với cơ quan chức năng tập huấn phòng chống cháy nổ cho toàn bộ hệ thống nhân viên.
Khám sức khỏe định kỳ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, kiểm tra cân nặng định kỳ và đột xuất cán bộ nhân viên các phòng, ban.
Quản lý chặt chẽ công tác cấp phát văn phòng phẩm.
Tổ chức sinh nhật định kỳ, tuyên dương cá nhân xuất sắc hàng tháng, tổ chức các chương trình tham quan nghỉ mát, ma chay, cưới hỏi, ốm đau của CBNV.
Tổ chức các chương trình từ thiện hàng tháng
Chủ động đón tiếp liên tục cơ quan báo chí, truyền thông
Tổ chức, điều hành họp giao ban hàng tuần với các Trưởng phòng với Ban Tổng giám đốc
Hướng dẫn, giám sát công tác quản lý đội xe, đội tạp vụ, bảo vệ,…
Hướng dẫn, giám sát công tác mua sắm, khám chữa bệnh định kỳ cho CBNV, thuê trụ sở,..
Hướng dẫn, giám sát, thúc đẩy Tổ tin học, Tổ điện nước tại Công ty, tại Xưởng sản xuất, tại các cửa hàng,….
Hướng dẫn, giám sát, thúc đẩy hệ thống nhà bếp tại trụ sở chính, tại Xưởng
Tiếp đón các đoàn kiểm tra đến Công ty
d. Công tác khác:
Làm Trưởng ban trợ lý cho Tổng giám đốc trong điều hành toàn bộ các Phòng, Ban, Bộ phận nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh liên tục phát triển và nâng cao liên tục thương hiệu của Công ty.
Đẩy mạnh xây dựng văn hóa Doanh nghiệp và xây dựng thương hiệu mạnh.
Thành tích nổi bật:
Trực tiếp xây dựng và vận hành các quy trình của Phòng Nhân sự một cách hiệu quả: Quy trình tuyển dụng, Quy trình đào tạo, Quy trình tính và thanh toán lương, Quy trình nghỉ việc,…
Xây dựng nội quy, quy chế Công ty, trong đó có xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc, hệ thống tiêu chí xét tăng lương, hệ thống thang bảng lương
Tổ chức thực hiện công tác phúc lợi- tiền lương đạt kết quả tốt.
Tổ chức thành công các hoạt động văn hóa của Công ty ở vai trò Trưởng ban tổ chức: Tiệc
Xử lý thành công các lần làm việc với Thanh tra lao động thành phố, BHXH thành phố, BHXH Quận.
Được đánh giá tốt ở bất kỳ nghiệp vụ nhân sự nào.
Nắm vững và vận dụng hiệu quả Luật lao động và Luật thuế TNCN.
Bám sát, luôn luôn hiểu đúng mong muốn và sự chỉ đạo của Tổng giám đốc để điều hành các Phòng, Ban, Bộ phận thực hiện tốt các ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc hàng ngày và hàng tuần.
3. Trưởng phòng nhân sự hành chính tổng hợp, CÔNG TY LIÊN DOANH VẬN TẢI HỖN HỢP VIỆT NHẬT (CÔNG TY LOGITEM VIỆT NAM) : Từ 10/2000 đến 9/2007
3.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty : Dịch vụ vận tải khách cho 100% các Công ty Nhật Bản và các Tổ chức của Nhật Bản tại Việt Nam (Là công ty liên doanh giữa Tập đoàn Logitem của Nhật Bản với Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam).
3.2. Quy mô Công ty : 850 CBNV với trên 700 xe ô tô từ 4 chỗ đến 45 chỗ trên toàn quốc
3.3. Nhiệm vụ :
Lập và tổ chức việc tuyển dụng liên tục hàng tuần cho Công ty (Bao gồm tuyển mới và tuyển thay thế)
Xây dựng chính sách phát triển và giữ chân cán bộ nhân viên có năng lực đảm bảo sự ổn định của hệ thống nhân sự.
Soạn thảo tất cả các văn bản liên quan đến công tác hành chánh nhân sự.
Soản thảo nội quy lao động cho công ty; bản thỏa ước lao động tập thể
Trực tiếp xử lý kỷ luật lao động theo quy trình và nội quy của Công ty.
Duyệt các hồ sơ tăng giảm liên quan đến BHXH-BHYT, khai trình lao động của đơn vị gửi lên cơ quan BHXH, phòng lao động Quận Huyện.
Ký tham mưu cho ban Giám Đốc về bảng chi trả lương hàng tháng của Công ty
Thiết lập xây dựng hệ thống tiền lương-tiền công, các khoản phụ cấp...
Chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả tuyển dụng nhân sự, bố trí cũng như đào tạo nhân sự;
Duy trì và phát huy mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Công ty.
Lập chế độ khen thưởng, kỷ luật lao động cuối năm cho Công ty
- Xây dựng hệ thống nhân sự, kiện toàn bộ máy các phòng ban
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về việc thiết lập các chiến lược, chính sách trong công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính có hiệu quả và đúng pháp luật.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cho chi nhánh đảm bảo chính sách tiết
kiệm và hiệu quả nhất. Xây dựng các quy trình và hệ thống biểu mẫu trong
các công tác hành chính.
Quản lý tài sản, đưa ra những quy định trong việc sử dụng và bảo quản thiết bị làm việc.
Quản lý hồ sơ của các nhà cung cấp trong công tác hành chính, các hợp đồng dịch vụ của công ty.
Giám sát việc sử dụng và cấp phát VPP hợp lý…
Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách thi đua khen thưởng & quan hệ lao động, quản trị hành chính
Cập nhật thông tin, soạn thảo/ hoàn thiện các văn bản, quy trình quy định, … liên quan |
